Choisir les outils de collaboration qui correspondent à vos besoins n’est pas chose aisée. Il existe une multitude d’outils : partage documentaire, visioconférence ou encore messagerie collaborative. Il est donc important de comprendre votre organisation et d’auditer vos réels besoins pour optimiser l’utilisation de ces outils. Vient enfin l’étape du déploiement de ces outils. Il vous faudra choisir le bon partenaire pour mettre en place ces outils collaboratifs.

Découvrez dans cet article les critères déterminants pour bien déployer les outils de collaboration au sein de votre entreprise.

Définir vos besoins

Avant de choisir vos outils, vous devez interroger vos collaborateurs pour identifier les besoins et recueillir un maximum de données. Vous pouvez les interroger à l’aide de questionnaires ou échanger directement avec eux et leurs managers.

Voici des exemples de questions à poser à vos collaborateurs lors de ces échanges :

• Quels outils utilisent-ils aujourd’hui en général ?
• Comment communiquent-ils entre les différents services, avec leurs collègues?
• Ont-ils des solutions pour le télétravail?
• Comment font-ils pour partager des documents ou des fichiers?
• De quels outils auraient-ils besoin pour améliorer leur productivité ?
• Rencontrent-ils des difficultés ?
• Quelles sont les attentes quant à l’utilisation des nouveaux outils de collaboration ?

Toutes ces questions vous permettent d’identifier par la suite quels sont les outils à remplacer ou à intégrer. Vous disposez maintenant des critères pour choisir vos nouveaux outils de collaboration. Une bonne partie du travail est donc amorcée.

Choisir les bons outils collaboratifs

Après avoir défini vos besoins, vous pouvez désormais choisir les outils qui renforceront la collaboration au sein de votre organisation.

Il existe aujourd’hui des outils visant à :

• Favoriser la mobilité des équipes. Des plateformes de partage documentaire comme Sharepoint permettent de partager des fichiers tout en étant en déplacement.
• Faciliter le travail à distance. Les plateformes de visioconférence telles que Microsoft Teams ont compris l’enjeu du télétravail et proposent des fonctionnalités qui permettent aux salariés de ne pas rester isolés des ressources de l’entreprise même s’ils n’y sont pas présents physiquement.
• Améliorer la productivité des équipes. Le digital workplace rassemble dans une unique plateforme les informations, les documents, les applications et les messageries.
• Fluidifier les échanges. Que ce soit avec vos collaborateurs, vos fournisseurs ou vos clients, les outils de collaboration facilitent votre la communication entre les différentes parties de votre entreprise.

Le marché des outils de collaboration est très concurrentiel et il est important de prendre le temps de comparer les différentes solutions en s’appuyant sur les critères suivants :

• Les fonctionnalités proposées
• La facilité d’utilisation
• Le prix
• La garantie en termes de sécurité et d’hébergement des données
• La qualité du service client et du support utilisateur

Mais il se peut que vous n’ayez pas le temps pour comparer les différents outils à mettre en place au sein de votre organisation. Vous pouvez donc faire appel à une entreprise spécialisée dans le numérique. En tant que prestataire de services informatiques à l’écoute de ses clients, Value IT saura choisir pour vous les meilleures solutions de collaboration en adéquation avec vos réels besoins.

Il s’agit donc de choisir un partenaire pour le déploiement de ces outils. Il doit vous proposer des offres avantageuses en adéquation avec vos besoins réels et se tenir prêt à intervenir en cas de besoin.

Communiquer sur l’adoption des outils de collaboration

Il est important d’annoncer le déploiement des outils collaboratifs en amont du projet. Il faut compter un temps d’adaptation pour vos collaborateurs afin de tester correctement les nouvelles solutions. Et la communication de ce changement doit être régulière :

• Les managers ou le service management vont promouvoir les outils de collaboration
• Le service ressources humaines va instaurer une nouvelle organisation en fonction des outils choisis
• Le service communication va « faire vivre » ces outils en les valorisant. Il peut tout simplement les faire découvrir aux collaborateurs

Se former et former les salariés sur les nouveaux outils

Il est primordial de mettre en place un programme de formation bien défini. Ce programme comprend des :

• ateliers onboarding
• tutoriels vidéo
• guides d’utilisation
• formations régulières

Outre ce plan de formation, il est essentiel d’accompagner et de suivre vos collaborateurs tout au long de l’adoption de ces outils pour recueillir leur ressenti. Vous pouvez interroger vos salariés sur les sujets suivants :

• La fréquence d’utilisation des outils de collaboration
• L’utilité de ces outils
• Les améliorations à apporter

Ce feedback vous permettra d’apporter des solutions si vos collaborateurs rencontrent des problèmes lorsqu’ils utilisent les nouveaux outils ou au contraire de confirmer leur adoption complète.

Pour déployer correctement vos outils de collaboration, il ne s’agit pas seulement de choisir les bons outils. Il est important de suivre ces étapes afin que vos collaborateurs utilisent au mieux ces outils. Notre équipe d’experts informatiques saura vous guider et vous accompagner dans la mise en service de ces outils.

N’hésitez pas à nous contacter !