Le télétravail et la transformation digitale imposent aux entreprises de se munir d’outils de collaboration efficaces. Chaque outil collaboratif professionnel possède des fonctions bien précises et s’adapte aux besoins de votre organisation : partage de fichiers volumineux, communication, service de messagerie collaborative… 

Découvrez les différents outils de collaboration et leurs fonctions d’usage.

L’outil collaboratif facilite le travail d’équipe

Chaque jour, un salarié reçoit en moyenne 88 mails (étude réalisée par Radicati group – Email Statistics Report, 2015-2019). Ces mails proviennent des clients, des prestataires, des newsletters mais également de leurs collègues. Les collaborateurs ont besoin d’échanger en interne pour planifier des réunions, partager des documents ou s’entretenir sur des projets en cours.

Les outils collaboratifs ont pour vocation de faciliter le travail des collaborateurs et le travail d’équipe. Ces logiciels ou applications sont accessibles en ligne mais également installables sur les PC et consultables sur téléphone pour répondre à la mobilité des équipes. Les outils de collaboration se déclinent sous la forme de messagerie collaborative, de visioconférence, de téléphonie IP ou encore sous la forme de partage documentaire.

Quels outils utiliser pour une meilleure collaboration en entreprise ?

La messagerie collaborative : l’élément incontournable de votre organisation

Comme son nom l’indique, la messagerie collaborative est un ensemble de logiciels qui favorise la communication et la collaboration en entreprise. Elle se compose généralement d’une boîte mail classique ainsi que d’autres outils facilitant le travail de groupe.

Parmi ces outils, nous pouvons retrouver :

• Un répertoire de contacts
• Un gestionnaire de tâches pour planifier les tâches à effectuer au cours de la semaine par exemple
• Des dossiers de messagerie. Cela inclut la messagerie instantanée comme Microsoft Teams
• Des outils de partage de document comme OneDrive, Google Drive ou encore Sharepoint. Tous les collaborateurs ont accès aux fichiers partagés en interne.

Un bon exemple de messagerie collaborative est le MS Exchange de Microsoft. Il s’agit d’une solution de courrier et de calendrier pour les entreprises.

Les utilisateurs de MS Exchange ont aussi la possibilité d’accéder à d’autres fonctions comprises dans le pack comme la gestion des contacts ou la gestion des tâches en collaboration sous Planner.

La téléphonie IP : tirer parti des nouveaux usages de la voix sur IP et faire des économies

Le deuxième outil de collaboration souvent utilisé en entreprise est la TOIP. Tirée de l’anglais Telephony over Internet Protocol, la téléphonie IP est un service de communication qui utilise le protocole de réseau internet (IP). Cette technologie transforme la voix en données à l’aide d’un protocole IP, puis ces données se retrouvent sur le réseau local pour être retranscrites en voix pour le récepteur.

L’entreprise doit se munir de plusieurs équipements pour utiliser la TOIP :

• Des autocommutateurs IPBX : ils gèrent le lien entre les postes téléphoniques d’un site et le réseau extérieur. Le système IPBX se sert du protocole IP pour transmettre la voix.
• Des terminaux téléphoniques IP, de softphone (logiciel qui supporte la fonction téléphone sur un PC) ou des adaptateurs IP pour les anciens postes analogiques.
• Des équipements réseau : il s’agit de switchs qui administrent le PoE ou la VLAN.
• Une passerelle réseau ou gateway qui relie l’interface d’accès au réseau RNIS.

Ce système de communication évolué donne la possibilité aux utilisateurs de communiquer depuis leur PC et ainsi intégrer des boîtes vocales différentiées. La téléphonie IP réduit les coûts de communication car elle utilise le réseau internet.

La visioconférence en entreprise : l’outil collaboratif central de la communication unifiée

Avec le développement du télétravail, la visioconférence se révèle être un outil de collaboration indispensable pour les organisations.

Cet outil collaboratif permet de mettre en relation des personnes de manière virtuelle en créant une simulation de réunions en face à face. Ainsi, des collaborateurs se trouvant à des milliers de kilomètres l’un de l’autre sont directement liés grâce à la visioconférence.

Aujourd’hui, les plateformes de visioconférence proposent plusieurs fonctionnalités :

• Diffusion de vidéo en direct entre deux ou plusieurs personnes. La voix est aussi retransmise.
• Partage de documents en direct
• Partage d’écran pour voir la présentation d’un collaborateur ou d’un client
• Tchat pour discuter en direct de manière publique ou privée. Le tchat est utile pour ne pas interrompre la présentation d’un collègue par exemple.

Le partage documentaire : échanger des documents sans surcharger les messageries

Pour travailler à plusieurs sur un document, le reflexe le plus courant est de faire circuler par mail les différentes versions d’un document. Or cette pratique entraine une surcharge des messageries et le risque de travailler sur des versions du document qui ne sont pas à jour.

Il existe des outils de partage documentaire qui permettent une meilleure collaboration en entreprise. Ces outils sont des « drives » où les utilisateurs peuvent déposer leurs fichiers et leurs documents. Cette pratique se réalise à distance pour répondre au contexte actuel dans lequel le télétravail transforme le quotidien des salariés. Ces fichiers peuvent être des documents textes, des PDF, des photos, des vidéos. En général, tous les formats sont acceptés sur les plateformes de partage rendant la collaboration plus rapide.

Focus sur trois grandes solutions de partage de fichiers en entreprise :

• OneDrive: cette solution est développée par Microsoft et permet aux personnes travaillant en étroite collaboration d’accéder aux fichiers sur tous les appareils sans être au même endroit. Les utilisateurs peuvent également bénéficier des dernières versions des logiciels et applications Office comme Word ou Excel en plus de 1 To d’espace de stockage en ligne. L’avantage de cette solution est qu’elle ne mobilise pas d’espace sur le PC.
• Dropbox pro: cet outil permet de stocker et de partager des fichiers en ligne. Il est accessible depuis n’importe quel navigateur et comme OneDrive, il propose un éditeur de texte en ligne
• Google drive: cette plateforme permet de stocker des fichiers et des dossiers dans le Cloud. Les collaborateurs d’une entreprise ou d’un service ont accès à ces fichiers depuis leur PC ou téléphone. Le service Google Drive regroupe aussi les applications Google Docs, Sheets, Slides et Drawings. Les utilisateurs peuvent modifier en temps réel un document et en même temps.

Vous souhaitez vous doter d’outils de collaboration rapides et efficaces ? Il convient dès à présent de définir les besoins de votre organisation. Notre équipe d’experts informatique saura vous guider et vous accompagner dans vos choix de ces outils. N’hésitez pas à nous contacter !