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2 octobre 2019
Communication Unifiée : les 4 avantages pour les PME
Déjà largement diffusées au sein des entreprises américaines, les solutions dites de communications unifiées sont en passe de se faire une place de choix dans le paysage technologique français. Les grandes entreprises ont été les premières à se lancer dans l’utilisation de ces solutions puis les PME et TPE ont commencé à s’y mettre aussi et sont bien décidées à en tirer profit. Est-ce un simple effet de mode ou y a-t-il une réelle utilité ? ? Quelles en sont les fonctionnalités exactes ? Et surtout quels sont les intérêts et bénéfices pour les PME ?
Communication unifiée : plusieurs outils réunis sur une seule plateforme
Une communication fluide et efficace est un facteur déterminant pour le succès d’une entreprise.
Les solutions UC simplifient les échanges en interne comme en externe, et sont actuellement LA référence en matière de communication professionnelle.
Ces outils clés en main permettent la centralisation de nombreuses fonctionnalités sur une plateforme unique :
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- Communications voix et messageries vocales
- Mails, messages textes instantanés et tchat
- Vidéo/audio conférences
- Groupes de travail virtuel permettant le suivi de projets, le partage de documents…
- Gestion de la disponibilité en temps réel et des indicateurs de “présence” (disponible, occupé, absent.)
- Réseau social d’entreprise
Des fonctions avancées sont également disponibles sur certains systèmes, notamment les assistants personnels virtuels, la fonction de centres d’appels, les notifications automatisées, des serveurs vocaux interactifs (IVR), et bien plus encore.
Aucune organisation ni entreprise ne devrait sous-estimer l’intérêt de disposer d’un tel système. Passons en revue les principaux avantages des communications unifiées :
Réduire les coûts IT et télécoms
Migrer vers une solution de communication unifiée revient tout d’abord moins cher que de se procurer l’ensemble des outils. Les entreprises éliminent ainsi les dépenses liées aux achats, à la maintenance et aux mises à jour. La mise en place de ces solutions va de pair avec le passage avec la VOIP, synonyme de gains et d’économies. Le mode de facturation de ces services permet également une meilleure maîtrise des coûts grâce à une facturation établie selon l’usage et le nombre d’utilisateurs. Enfin, ces solutions permettent d’éviter les frais de déplacement en facilitant l’organisation de visioconférence entre des équipes distantes.
Faciliter la communication des équipes nomades
Monter une conférence téléphonique, tchatter avec une équipe projet, ou encore faire une visioconférence en mobilité, sont des outils utilisables avec une facilité et une rapidité inégalées lorsque l’on dispose d’un solution de communication unifiée. Cette souplesse est directement mise à profit par les entreprises dont les équipes sont nomades, en télétravail ou géographiquement dispersées, à l’image des modes de travail actuels. L’utilisateur nomade peut ainsi accéder de manière unifiée à l’ensemble de ces outils synchrones et asynchrones quel que soit le lieu où il se trouve et le terminal qu’il utilise (PC, Mobile, tablette, Poste IP).
Améliorer la collaboration
Mais ces solutions ont des effets bien plus profonds sur le travail d’équipe et la collaboration, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise.
Interrogés sur les avantages des solutions de communications unifiées, les décideurs informatiques mentionnent en premier lieu une collaboration plus fluides, des cycles de processus plus courts et une qualité de décision optimisée. Ils évoquent également une amélioration de la productivité au sein des équipes connectées.
Prenons comme exemple le fait de pouvoir informer de son statut et de sa disponibilité : chaque employé a un statut indiquant à son équipe s’il est présent, disponible, occupé, etc. Cet outil améliore grandement la collaboration et la coordination des projets : cela permet de mieux choisir le moment et le mode de communication pour solliciter son interlocuteur, et d’ainsi réduire le nombres de messages et les allers-retours, souvent synonyme de perte de temps et d’incompréhensions.
Accélérer les process
Les différentes expérimentations et déploiements de ces solutions ont à présent permis de constater comment ces solutions viennent profiter aux entreprises et à leurs différents départements. Mises en place pour des équipes de vente, ces solutions procurent des gains qui sont sans appel : capacité accrue à joindre les prospects et clients, plus grande réactivité des équipes de vente, meilleure coordination des équipes participant à une réponse d’appel d’offres.
Tous ces effets se combinent pour conduire à une réduction des délais, une accélération des cycles de vente et au final plus de chiffre d’affaire.
A titre d’exemple, une entreprise du secteur informatique a réduit de 20% le temps nécessaire pour produire des réponses complexes à des appels d’offres, suite à la mise en place d’une solution de communication unifiée pour l’équipe de vente. L’entreprise a pu répondre à plus de RFP et ainsi mécaniquement gagner plus d’affaires. Autre exemple : la gestion de projet. Les membres peuvent se connecter, communiquer par messagerie instantanée et partager des statistiques de progression. Alors qu’il est souvent bien difficile de donner une cohérence d’équipe à un groupe de personnes dispersées, les solutions de communications unifiées produisent des effets rapides en terme de partage et de circulation de l’information.
En résumé, les systèmes de CU améliorent considérablement la communication d’une entreprise avec ses clients, et simplifient grandement la collaboration et l’organisation au sein des équipes.
Le moment pour les PME de franchir le pas
Réduction des coûts et gain de productivité, amélioration de la collaboration, meilleure prise de décision… Autant d’atouts qui ont séduit les grandes entreprises et les ont conduit à adopter massivement les solutions de communications unifiées. Pour les PME, la fin de la téléphonie classique, et le passage obligatoire à l’IP, constitue un moment clé pour envisager la mise en place de ces solutions et disposer ainsi d’outils jusqu’à présent réservés aux plus grandes entreprises. Avant de se lancer dans un tel projet, il est recommandé de consulter un prestataire spécialisé IT et commencer par un audit, afin de cerner précisément les besoins de l’entreprise.
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