Catégorie : Collaboration

Choisir les outils de collaboration qui correspondent à vos besoins n’est pas chose aisée. Il existe une multitude d’outils : partage documentaire, visioconférence ou encore messagerie collaborative. Il est donc important de comprendre votre organisation et d’auditer vos réels besoins pour optimiser l’utilisation de ces outils. Vient enfin l’étape du déploiement de ces outils. Il vous faudra choisir le bon partenaire pour mettre en place ces outils collaboratifs.

Découvrez dans cet article les critères déterminants pour bien déployer les outils de collaboration au sein de votre entreprise.

Définir vos besoins

Avant de choisir vos outils, vous devez interroger vos collaborateurs pour identifier les besoins et recueillir un maximum de données. Vous pouvez les interroger à l’aide de questionnaires ou échanger directement avec eux et leurs managers.

Voici des exemples de questions à poser à vos collaborateurs lors de ces échanges :

• Quels outils utilisent-ils aujourd’hui en général ?
• Comment communiquent-ils entre les différents services, avec leurs collègues?
• Ont-ils des solutions pour le télétravail?
• Comment font-ils pour partager des documents ou des fichiers?
• De quels outils auraient-ils besoin pour améliorer leur productivité ?
• Rencontrent-ils des difficultés ?
• Quelles sont les attentes quant à l’utilisation des nouveaux outils de collaboration ?

Toutes ces questions vous permettent d’identifier par la suite quels sont les outils à remplacer ou à intégrer. Vous disposez maintenant des critères pour choisir vos nouveaux outils de collaboration. Une bonne partie du travail est donc amorcée.

Choisir les bons outils collaboratifs

Après avoir défini vos besoins, vous pouvez désormais choisir les outils qui renforceront la collaboration au sein de votre organisation.

Il existe aujourd’hui des outils visant à :

• Favoriser la mobilité des équipes. Des plateformes de partage documentaire comme Sharepoint permettent de partager des fichiers tout en étant en déplacement.
• Faciliter le travail à distance. Les plateformes de visioconférence telles que Microsoft Teams ont compris l’enjeu du télétravail et proposent des fonctionnalités qui permettent aux salariés de ne pas rester isolés des ressources de l’entreprise même s’ils n’y sont pas présents physiquement.
• Améliorer la productivité des équipes. Le digital workplace rassemble dans une unique plateforme les informations, les documents, les applications et les messageries.
• Fluidifier les échanges. Que ce soit avec vos collaborateurs, vos fournisseurs ou vos clients, les outils de collaboration facilitent votre la communication entre les différentes parties de votre entreprise.

Le marché des outils de collaboration est très concurrentiel et il est important de prendre le temps de comparer les différentes solutions en s’appuyant sur les critères suivants :

• Les fonctionnalités proposées
• La facilité d’utilisation
• Le prix
• La garantie en termes de sécurité et d’hébergement des données
• La qualité du service client et du support utilisateur

Mais il se peut que vous n’ayez pas le temps pour comparer les différents outils à mettre en place au sein de votre organisation. Vous pouvez donc faire appel à une entreprise spécialisée dans le numérique. En tant que prestataire de services informatiques à l’écoute de ses clients, Value IT saura choisir pour vous les meilleures solutions de collaboration en adéquation avec vos réels besoins.

Il s’agit donc de choisir un partenaire pour le déploiement de ces outils. Il doit vous proposer des offres avantageuses en adéquation avec vos besoins réels et se tenir prêt à intervenir en cas de besoin.

Communiquer sur l’adoption des outils de collaboration

Il est important d’annoncer le déploiement des outils collaboratifs en amont du projet. Il faut compter un temps d’adaptation pour vos collaborateurs afin de tester correctement les nouvelles solutions. Et la communication de ce changement doit être régulière :

• Les managers ou le service management vont promouvoir les outils de collaboration
• Le service ressources humaines va instaurer une nouvelle organisation en fonction des outils choisis
• Le service communication va « faire vivre » ces outils en les valorisant. Il peut tout simplement les faire découvrir aux collaborateurs

Se former et former les salariés sur les nouveaux outils

Il est primordial de mettre en place un programme de formation bien défini. Ce programme comprend des :

• ateliers onboarding
• tutoriels vidéo
• guides d’utilisation
• formations régulières

Outre ce plan de formation, il est essentiel d’accompagner et de suivre vos collaborateurs tout au long de l’adoption de ces outils pour recueillir leur ressenti. Vous pouvez interroger vos salariés sur les sujets suivants :

• La fréquence d’utilisation des outils de collaboration
• L’utilité de ces outils
• Les améliorations à apporter

Ce feedback vous permettra d’apporter des solutions si vos collaborateurs rencontrent des problèmes lorsqu’ils utilisent les nouveaux outils ou au contraire de confirmer leur adoption complète.

Pour déployer correctement vos outils de collaboration, il ne s’agit pas seulement de choisir les bons outils. Il est important de suivre ces étapes afin que vos collaborateurs utilisent au mieux ces outils. Notre équipe d’experts informatiques saura vous guider et vous accompagner dans la mise en service de ces outils.

N’hésitez pas à nous contacter !

La transformation digitale et la généralisation du télétravail imposent aux PME de se doter de moyens pour collaborer efficacement. De plus en plus démocratisés, les outils de collaboration se déclinent sous différentes formes : messagerie collaborative, téléphonie IP, visioconférence et partage documentaire.

Découvrez les 5 avantages de ces outils pour votre entreprise.

Favoriser la mobilité des équipes

Les outils de collaboration améliorent la mobilité des équipes. Que ce soit au bureau, en télétravail ou en déplacement, les collaborateurs ont toujours accès à leur messagerie et leurs fichiers. Les documents partagés sur une plateforme de partage documentaire comme Onedrive ou Sharepoint sont directement accessibles depuis tous les outils : ordinateur, tablette, smartphone, etc. Seule une connexion internet est requise pour accéder aux applications.

La téléphonie IP permet également de bénéficier d’une forte mobilité. Un utilisateur n’est plus associé à une ligne mais à un poste. Il conserve ainsi son numéro même s’il est en déplacement ou s’il doit changer de bureau et reste joignable à tout moment. Les utilisateurs ont également la possibilité de transférer leur appel. Le poste fixe est directement relié au numéro mobile : utile lorsqu’il faut rediriger le correspondant vers le bon destinataire.

Les applications de visioconférence offrent la possibilité de travailler de n’importe où et sans contrainte, en reproduisant l’effet présentiel grâce à la vidéo en direct, le partage d’écran et la collaboration sur des documents Word, Excel ou Powerpoint.

Faciliter le travail à distance

La visioconférence est l’outil de collaboration optimisé pour faciliter le télétravail et la communication des entreprises qui travaillent avec des équipes dispersées. Cependant, il n’est pas facile de coordonner toutes les équipes. Les plateformes de visioconférence deviennent indispensables dans la stratégie de l’entreprise. Elles améliorent considérablement la collaboration des salariés grâce à leurs nombreux outils gratuits compris dans les packs :

• Echanges de documents
• Tableau blanc
• Partage d’écran
• Enregistrement de la réunion
• Messagerie instantanée

Les salariés ne sont donc pas isolés des ressources de l’entreprise même s’ils n’y sont pas présents physiquement. C’est le cas lorsqu’un commercial doit faire signer un bon de commande à la direction dans les meilleurs délais. Il peut partager son document sur la plateforme de partage documentaire.

Réaliser des économies et maîtriser ses coûts

Lorsque vous utilisez des outils de collaboration, la communication est instantanée pour tous les collaborateurs. Ils suppriment les temps d’attente et réduisent les déplacements lorsque vous les utilisez dans le cadre du télétravail par exemple. Par conséquent, votre organisation réalise des économies.

La téléphonie IP utilise le réseau internet pour fonctionner. En utilisant cet outil plutôt qu’un système de communication traditionnel, votre entreprise n’a pas besoin d’investir dans des installations supplémentaires.

Utiliser des applications de visioconférence offre la possibilité à deux interlocuteurs qui ne travaillent pas dans le même secteur d’organiser un rendez-vous depuis chez eux. Ils réalisent ainsi des économies sur les frais de transport, de restauration ou encore d’hébergement.

Concernant la révision des documents, l’ancienne méthode qui suggérait d’imprimer puis de réimprimer le même document entraine des coûts supplémentaires liés à la consommation des cartouches et des feuilles d’impression. Aujourd’hui, les plateformes de partage documentaire ont remplacé ce mode de fonctionnement. Les collaborateurs peuvent modifier les documents directement depuis la plateforme et chaque modification est mise à jour automatiquement.

Enfin, les éditeurs de messagerie collaborative proposent plusieurs abonnements qui permettent de personnaliser son offre. Chaque entreprise peut adapter la taille et le prix de son abonnement en fonction de ses réels besoins. Il existe plusieurs offres Microsoft 365 avec des versions Lite ou à la carte.

Améliorer la productivité des équipes

Les outils de collaboration sont voués à simplifier la communication en entreprise pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier mais également de travailler comme en présentiel, en étant capable de travailler n’importe où.

Sharepoint est un excellent outil de collaboration pour centraliser et partager les documents. Sur cette plateforme, les collaborateurs peuvent insérer et modifier tout type de document :

• Word
• Excel
• Powerpoint
• Images
• Vidéos
• …

L’avantage d’utiliser une plateforme collaborative comme Sharepoint est d’éviter le travail en silo. Les collaborateurs deviennent plus productifs car ils peuvent travailler sur le même document sans avoir à l’imprimer ou l’enregistrer sur son bureau. Les fichiers se mettent à jour automatiquement grâce à un système de synchronisation. En utilisant Sharepoint, chaque salarié est au courant de ce qui se passe en entreprise.

Fluidifier les échanges

La principale raison d’utiliser des outils de collaboration en entreprise est bien sûr d’améliorer les échanges et la cohésion du groupe. Tous les outils disponibles (visioconférence, messagerie collaborative, calendrier, etc…) facilitent l’organisation en interne. Les fichiers partagés par les équipes sont centralisés et tous les collaborateurs peuvent retrouver plus rapidement une donnée que lorsque l’information est stockée sur plusieurs supports comme dans les emails ou les serveurs.

Les entreprises ont également une meilleure relation avec leurs clients ou fournisseurs. Toutes les possibilités qu’offrent les outils de collaboration s’appliquent aussi en externe pour développer des partenariats. Les distances sont effacées lorsqu’il s’agit de communiquer avec des clients présents partout à l’échelle nationale ou internationale, dans le cas d’une nouvelle acquisition.

Aujourd’hui, les organisations prônent le travail collaboratif et le chef d’entreprise a tout intérêt à choisir des solutions visant à renforcer la collaboration au sein de son groupe. Plus tôt une entreprise utilise ces outils collaboratifs, plus elle sera compétitive et se démarquera de ses concurrents.

Vous savez maintenant que les outils de collaboration sont indispensables au bon fonctionnement de votre organisation. Il convient donc de définir les besoins de votre organisation. Notre équipe d’experts informatiques saura vous guider et vous accompagner dans vos choix de ces outils. N’hésitez pas à nous contacter !

 

Le télétravail et la transformation digitale imposent aux entreprises de se munir d’outils de collaboration efficaces. Chaque outil collaboratif professionnel possède des fonctions bien précises et s’adapte aux besoins de votre organisation : partage de fichiers volumineux, communication, service de messagerie collaborative… 

Découvrez les différents outils de collaboration et leurs fonctions d’usage.

L’outil collaboratif facilite le travail d’équipe

Chaque jour, un salarié reçoit en moyenne 88 mails (étude réalisée par Radicati group – Email Statistics Report, 2015-2019). Ces mails proviennent des clients, des prestataires, des newsletters mais également de leurs collègues. Les collaborateurs ont besoin d’échanger en interne pour planifier des réunions, partager des documents ou s’entretenir sur des projets en cours.

Les outils collaboratifs ont pour vocation de faciliter le travail des collaborateurs et le travail d’équipe. Ces logiciels ou applications sont accessibles en ligne mais également installables sur les PC et consultables sur téléphone pour répondre à la mobilité des équipes. Les outils de collaboration se déclinent sous la forme de messagerie collaborative, de visioconférence, de téléphonie IP ou encore sous la forme de partage documentaire.

Quels outils utiliser pour une meilleure collaboration en entreprise ?

La messagerie collaborative : l’élément incontournable de votre organisation

Comme son nom l’indique, la messagerie collaborative est un ensemble de logiciels qui favorise la communication et la collaboration en entreprise. Elle se compose généralement d’une boîte mail classique ainsi que d’autres outils facilitant le travail de groupe.

Parmi ces outils, nous pouvons retrouver :

• Un répertoire de contacts
• Un gestionnaire de tâches pour planifier les tâches à effectuer au cours de la semaine par exemple
• Des dossiers de messagerie. Cela inclut la messagerie instantanée comme Microsoft Teams
• Des outils de partage de document comme OneDrive, Google Drive ou encore Sharepoint. Tous les collaborateurs ont accès aux fichiers partagés en interne.

Un bon exemple de messagerie collaborative est le MS Exchange de Microsoft. Il s’agit d’une solution de courrier et de calendrier pour les entreprises.

Les utilisateurs de MS Exchange ont aussi la possibilité d’accéder à d’autres fonctions comprises dans le pack comme la gestion des contacts ou la gestion des tâches en collaboration sous Planner.

La téléphonie IP : tirer parti des nouveaux usages de la voix sur IP et faire des économies

Le deuxième outil de collaboration souvent utilisé en entreprise est la TOIP. Tirée de l’anglais Telephony over Internet Protocol, la téléphonie IP est un service de communication qui utilise le protocole de réseau internet (IP). Cette technologie transforme la voix en données à l’aide d’un protocole IP, puis ces données se retrouvent sur le réseau local pour être retranscrites en voix pour le récepteur.

L’entreprise doit se munir de plusieurs équipements pour utiliser la TOIP :

• Des autocommutateurs IPBX : ils gèrent le lien entre les postes téléphoniques d’un site et le réseau extérieur. Le système IPBX se sert du protocole IP pour transmettre la voix.
• Des terminaux téléphoniques IP, de softphone (logiciel qui supporte la fonction téléphone sur un PC) ou des adaptateurs IP pour les anciens postes analogiques.
• Des équipements réseau : il s’agit de switchs qui administrent le PoE ou la VLAN.
• Une passerelle réseau ou gateway qui relie l’interface d’accès au réseau RNIS.

Ce système de communication évolué donne la possibilité aux utilisateurs de communiquer depuis leur PC et ainsi intégrer des boîtes vocales différentiées. La téléphonie IP réduit les coûts de communication car elle utilise le réseau internet.

La visioconférence en entreprise : l’outil collaboratif central de la communication unifiée

Avec le développement du télétravail, la visioconférence se révèle être un outil de collaboration indispensable pour les organisations.

Cet outil collaboratif permet de mettre en relation des personnes de manière virtuelle en créant une simulation de réunions en face à face. Ainsi, des collaborateurs se trouvant à des milliers de kilomètres l’un de l’autre sont directement liés grâce à la visioconférence.

Aujourd’hui, les plateformes de visioconférence proposent plusieurs fonctionnalités :

• Diffusion de vidéo en direct entre deux ou plusieurs personnes. La voix est aussi retransmise.
• Partage de documents en direct
• Partage d’écran pour voir la présentation d’un collaborateur ou d’un client
• Tchat pour discuter en direct de manière publique ou privée. Le tchat est utile pour ne pas interrompre la présentation d’un collègue par exemple.

Le partage documentaire : échanger des documents sans surcharger les messageries

Pour travailler à plusieurs sur un document, le reflexe le plus courant est de faire circuler par mail les différentes versions d’un document. Or cette pratique entraine une surcharge des messageries et le risque de travailler sur des versions du document qui ne sont pas à jour.

Il existe des outils de partage documentaire qui permettent une meilleure collaboration en entreprise. Ces outils sont des « drives » où les utilisateurs peuvent déposer leurs fichiers et leurs documents. Cette pratique se réalise à distance pour répondre au contexte actuel dans lequel le télétravail transforme le quotidien des salariés. Ces fichiers peuvent être des documents textes, des PDF, des photos, des vidéos. En général, tous les formats sont acceptés sur les plateformes de partage rendant la collaboration plus rapide.

Focus sur trois grandes solutions de partage de fichiers en entreprise :

• OneDrive: cette solution est développée par Microsoft et permet aux personnes travaillant en étroite collaboration d’accéder aux fichiers sur tous les appareils sans être au même endroit. Les utilisateurs peuvent également bénéficier des dernières versions des logiciels et applications Office comme Word ou Excel en plus de 1 To d’espace de stockage en ligne. L’avantage de cette solution est qu’elle ne mobilise pas d’espace sur le PC.
• Dropbox pro: cet outil permet de stocker et de partager des fichiers en ligne. Il est accessible depuis n’importe quel navigateur et comme OneDrive, il propose un éditeur de texte en ligne
• Google drive: cette plateforme permet de stocker des fichiers et des dossiers dans le Cloud. Les collaborateurs d’une entreprise ou d’un service ont accès à ces fichiers depuis leur PC ou téléphone. Le service Google Drive regroupe aussi les applications Google Docs, Sheets, Slides et Drawings. Les utilisateurs peuvent modifier en temps réel un document et en même temps.

Vous souhaitez vous doter d’outils de collaboration rapides et efficaces ? Il convient dès à présent de définir les besoins de votre organisation. Notre équipe d’experts informatique saura vous guider et vous accompagner dans vos choix de ces outils. N’hésitez pas à nous contacter !